Política de protección de datos personales

AUTONORTE S.A.S. identificada con NIT 800.165.694-1con domicilio principal en la ciudad de Barranquilla, en la dirección Avenida Circunvalar Calle 110 # 43C-91 y con agencias en las ciudades de: Santa Marta en la dirección Transversal 9 Nº 29-126, Cartagena en la dirección Pie del Cerro Calle 30 No. 18A-152 y Valledupar en la dirección Carrera 7ª No. 21-69 y una vitrina de exhibición en esta misma ciudad, en la Cra. 7ª Nº 22-60, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario número 1377 de 2013, los cuales regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información establece las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales dentro de la empresa y las comunica a todos los titulares, para que éstos conozcan los lineamientos bajo los cuales dará el debido tratamiento y protección de su información, en las bases de datos que tenga bajo su responsabilidad y/o encargo.

AUTONORTE S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos personales, hará su mejor esfuerzo profesional por mantener bajo adecuados estándares de calidad de protección y seguridad de la información, todos los Datos que reciba. Así mismo, propenderá por garantizar que la información recolectada se mantenga en dispositivos y bajo mecanismos idóneos que garanticen la seguridad, integralidad, acceso y confidencialidad de los Datos.

DEFINICIONES

  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al Titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.
  • Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
  • Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato Sensible: Corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Proveedor: Persona natural o jurídica que abastece con productos o servicios alguna área de la empresa que lo requiera.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS APLICABLES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

  • Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de la información es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de finalidad: El tratamiento de la información de parte de AUTONORTE S.A.S. obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al Titular al momento de solicitar su autorización.
  • Principio de libertad: El tratamiento se ejerce de acuerdo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular de los datos. Los datos personales de los clientes, trabajadores, proveedores y visitantes no son obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por parte de Autonorte S.A.S. es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Atendiendo al principio de buena fe, la información se presumirá veraz cuando sea proporcionada directamente por el titular. Autonorte S.A.S. no trata datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el tratamiento se garantiza el derecho del titular a obtener de Autonorte S.A.S. y de los Encargados del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales que recolecte o trate Autonorte S.A.S. serán usados por esta empresa solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros. Los datos personales bajo custodia de Autonorte S.A.S. no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y   para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia.
  • Principio de seguridad: La información que trata Autonorte S.A.S. o sus Encargados del tratamiento a que se refiere la presente Política, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: Autonorte S.A.S. y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. Autonorte S.A.S. implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LAS DE BASES DE DATOS PERSONALES Y SENSIBLES.

AUTONORTE S.A.S. recolecta, almacena, usa y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, para los siguientes propósitos o finalidades:

  1. Bases de datos personales de nuestros empleados:

Esta información se maneja en el área de Gestión Humana y es utilizada para:

  • Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
  • Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de la Empresa, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, proceso de inducción y/o reinducción, actividades de bienestar y formación, entrega de dotación, entre otras.
  • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
  • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
  • Dar el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
  • Para control de cumplimiento de horarios laborales y ausentismo, a través de registros biométricos.
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la empresa.
  • Bases de datos de nuestros Proveedores:

Esta información se maneja en las diferentes áreas de la empresa en las que se realizan compras y es utilizada para:

  • Hacer invitaciones para cotización de productos y/o servicios requeridos.
  • Hacer su registro en los sistemas de la Empresa.
  • Procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
  • Realizar evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la empresa.
  • Bases de datos personales de nuestros Clientes:

Esta información se maneja en las diferentes áreas de la empresa en las que se entregan productos y/o servicios y es utilizada para:

  • Cumplir las obligaciones contraídas por la Empresa con sus Clientes al momento de adquirir nuestros productos.
  • Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales realizados por la empresa.
  • Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece la Empresay sus compañías vinculadas.
  • Elaborar cotizaciones, pedidos y/u órdenes de servicio que se requieran, para adquirir nuestros productos y servicios.
  • Mantener comunicación y contacto permanente con los clientes, para dar información acerca del estado del producto o servicio requerido.
  • Registrar las condiciones bajo las cuales se entregan los vehículos por parte de la empresa.
  • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares, y llevar un archivo de la trazabilidad de las mismas trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los mismos.
  • Elaborar reportes para entregar a Entidades externas de control y demás autoridades, que en virtud de la ley aplicable deban recibir los datos personales de clientes.
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la empresa.
  • Bases de datos personales de nuestros Aspirantes a trabajador:

Esta información se maneja en el área de Gestión Humana de la empresa y es utilizada para:

  • Mantener un archivo de hojas de vida para cuando sean requeridos para cubrir una vacante. Si el titular aspirante no es seleccionado dentro del proceso para cubrir la vacante, puede solicitar que se supriman sus datos personales según lo definido en esta política. En este caso no serán tenidos en cuenta para ningún proceso.
  • Bases de datos personales de nuestros Socios:

Esta información se maneja en el área de Contabilidad de la empresa y es utilizada para:

  • Registrar decisiones y compromisos de los socios.

AUTONORTE S.A.S. no verifica, ni asume la obligación de verificar la identidad de quien suministra su información personal, como tampoco la vigencia, suficiencia y autenticidad de los Datos que éste proporcione sobre sí mismo, por tantoAUTONORTE S.A.S.se excluye de cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran generarse por la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información. Esto incluye los daños y perjuicios que puedan generarse por suplantación de la identidad de un tercero.

CAPTURA DE IMÁGENES A TRAVÉS DEL SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA

AUTONORTE S.A.S.utiliza un sistema de videovigilancia para garantizar la seguridad de sus instalaciones, visitantes y personal en general, este sistema no inspecciona áreas privadas en la que prime la intimidad del titular. Para informar la existencia de estos mecanismos a los titulares y visitantes, AUTONORTE S.A.S. cuenta con anuncios de videovigilancia ubicados en sitios visibles internos y externos para su fácil identificación.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

Los titulares cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de la Empresa, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

  • Conocer los Datos Personales sobre los cuales la Empresa está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Ser informado por la Empresa, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
  • Solicitar a la Empresa la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y la Empresa, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  • Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DESIGNACIÓN DEL ÁREA RESPONSABLE DE LA APLICACIÓN DE ESTA POLÍTICA.

El área Administrativa y de operaciones de AUTONORTE S.A.S. tiene a su cargo la labor de desarrollo e implementación de ésta Política. Para tal efecto, todos los Gerentes encargados en las diferentes agencias, están obligados a reportarle y a darle traslado de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

AREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y  RECLAMOS.

El Titular de los datos que considere que la información contenida en nuestras bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la legislación aplicable, podrá presentar un reclamo ante el área Administrativa y de operaciones, la cual ha sido designada por la Empresa como el área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos y ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio: Avenida Circunvalar entre Cra 43 y 46 de la ciudad de Barranquilla – Colombia, y puede ser contactada a través del correo electrónico: jadministrativo@autonorte.com.co o la línea de atención 3670124.En caso que el Titular de los datos se encuentre en una agencia de AUTONORTE S.A.S. que esté ubicada en una ciudad diferente a Barranquilla, puede acercarse en primera instancia y directamente en las oficinas, a la Gerencia administrativa y comercial de la misma.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y  RECLAMOS.

El Titular de los datos procederá de acuerdo con el siguiente procedimiento:

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita o electrónica dirigida a la persona mencionada en el ítem anterior (en caso que el reclamo se presente en una agencia ubicada en una ciudad diferente a Barranquilla puede acercarse en primera instancia  a la gerencia administrativa y comercial de la misma), con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación del titular y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. En el caso que autorice a un tercero para que consulte, actualice o rectifique su información, el titular deberá entregar a la empresa la respectiva autorización. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la herramienta de PQR´s y se colocara el estado “Abierta” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicho estado deberá mantenerse hasta que el reclamo sea solucionado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

MODIFICACIONES A LAS POLITICAS.

Los cambios y modificaciones sustanciales que se realicen a la presente política, serán notificados al titular por los medios de comunicación idóneos, tales como: correo electrónico, o en las sedes físicas de AUTONORTE S.A.S. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los Titulares de la información podrán solicitar a la entidad el retiro de su información, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.

LEGISLACIÓN APLICABLE Y VIGENCIA.

Esta Política de Protección de Datos Personales se rige por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan. Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 01 de Enero de 2018, tuvo una modificación en el nombre de la empresa, la cual cambió el tipo de sociedad de Ltda. a S.A.S.

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